व्यापार पत्राचार शिष्टाचार

यदि आप कॉर्पोरेट सीढ़ी पर चढ़ने जा रहे हैं तो कार्यालय पत्राचार एक बहुत ही विशेष शैली है जिसमें आपको महारत हासिल करनी चाहिए। अच्छा व्यवसाय लेखन कौशल आपकी ईमानदारी से सेवा करेगा: वे आपको अधीनस्थों, वरिष्ठों और भागीदारों के साथ संवाद करने में मदद करेंगे, आपकी शिक्षा और दृष्टिकोण पर जोर देंगे। किसी दिए गए विषय से विचलित हुए बिना संचार की शैली को संयमित, उद्देश्यपूर्ण होना चाहिए।

कोई भी संचार, व्यक्तिगत और लिखित दोनों, सूचनाओं का आदान-प्रदान करने, प्रभावित करने और बातचीत करने के लिए लोगों के साथ बातचीत है। इंसान हमारे लिए पराया नहीं है, हम कभी-कभी भावनाओं को हवा देते हैं, लेकिन व्यावसायिक क्षेत्र में हमारी भावनाओं, चरित्र लक्षणों और स्वभाव के हिंसक अभिव्यक्ति के लिए कोई जगह नहीं होनी चाहिए।

व्यावसायिक संचार की एक महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि इसे मध्य-वाक्य में नहीं काटा जा सकता है। आपको प्राप्त होने वाले प्रत्येक पत्र के लिए, आपको उत्तर लिखने की आवश्यकता है, भले ही आपको ऐसा न लगे।यदि आपको कोई कॉल आती है और आपके पास फोन उठाने का समय नहीं है, तो वापस कॉल करना सुनिश्चित करें। बेशक, कुछ लोगों के साथ संचार अप्रिय है। इसीलिए प्रबंधक के अनिवार्य गुणों की सूची में तनाव प्रतिरोध शामिल है।

एक व्यावसायिक बैठक, एक फोन पर बातचीत या एक व्यापार ई-मेल पत्राचार का निश्चित रूप से कुछ उद्देश्य होगा। नतीजतन, पार्टियों को निष्कर्ष पर आना चाहिए, परियोजना पर चर्चा करनी चाहिए, एक रणनीतिक साझेदारी पर सहमत होना चाहिए, और इसी तरह।

लिखित भाषण में, मौखिक भाषण की तुलना में शायद और भी अधिक प्रतिबंध और परंपराएं हैं। वार्ताकार के साथ सीधे संवाद करते हुए, एक व्यक्तिगत बैठक में, हम इस या उस तथ्य पर एक गहन जोर दे सकते हैं, अगर वार्ताकार ने हमें नहीं समझा तो कुछ स्पष्ट करें। यदि कोई भाषण त्रुटि हो जाती है, तो हम उसे तुरंत ठीक कर सकते हैं। लेकिन एक व्यावसायिक पत्र में, हमें बेहद स्पष्ट और सटीक होना चाहिए ताकि शब्दों की दोहरी व्याख्या न हो।

वे कहते थे: "कागज सब कुछ सह लेगा," जिसका अर्थ है कि अविश्वसनीय तथ्य भी लिखे जा सकते हैं। हमारा मानना ​​है कि व्यापार पत्राचार यथासंभव ईमानदार होना चाहिए। वैसे, अब कागजी पत्र कम और कम भेजे जाते हैं। मूल रूप से, वे अनुबंध और अन्य दस्तावेजों का परिवहन करते हैं। इस मामले में, लेटरहेड का उपयोग संगठन की उच्च स्थिति के प्रमाण के रूप में किया जाता है।

आजकल, ज्यादातर मामलों में, वर्चुअल स्पेस में व्यावसायिक पत्राचार होता है, और इसकी अपनी विशेषताएं हैं। जब संवाद अभी शुरू हो रहा है, तो शिष्टाचार के अनुसार अभिवादन लिखने की प्रथा है, उदाहरण के लिए: “नमस्कार, प्रिय ओलेग सर्गेइविच! ". और कार्य दिवस के दौरान अगले पते पर अभिवादन को छोड़ा जा सकता है।

ई-मेल सहित लिखित संचार के लिए भाषा के मानदंडों और त्रुटिहीन साक्षरता के पालन की आवश्यकता होती है। आखिरकार, पत्राचार एक शिक्षित वार्ताकार को आपके अंतराल को प्रकट करेगा। इसलिए, हम आपको सलाह देते हैं कि यदि आप अपने स्वयं के ज्ञान के बारे में पूरी तरह से सुनिश्चित नहीं हैं, तो विशेष सेवाओं की मदद से क्या लिखा गया है, इसकी जांच करें।

हम उन सामान्य नियमों को सूचीबद्ध करते हैं जिनके लिए इलेक्ट्रॉनिक संचार की नैतिकता की आवश्यकता होती है। वे काफी सरल हैं, लेकिन कई, अफसोस, उनकी उपेक्षा करते हैं:

• प्रत्येक वाक्य की शुरुआत पूंजीकृत है;
• वाक्यांश के अंत में एक अवधि लगाई जाती है ताकि जो पढ़ा जाता है उसका अर्थ स्पष्ट हो;
• समस्या को हल करने और समाधान सुझाने के लिए, बुलेटेड या क्रमांकित सूची का उपयोग करना उपयोगी होता है;
• स्पष्टता के लिए, टेबल, ग्राफ़, चार्ट का उपयोग करना अच्छा है;
• विशेष रूप से एक बुद्धिमान, शिक्षित वार्ताकार की तरह दिखने की कोशिश न करें, सरल विचारों को अत्यधिक सहभागी और कृदंत मोड़ के साथ जटिल न करें;
• जितना सरल आप अपने विचार व्यक्त करते हैं, उतना ही अच्छा है;
• हालाँकि रोज़मर्रा की भाषण संस्कृति में शब्दजाल से बचने की आवश्यकता होती है, एक कारोबारी माहौल में, पेशेवर शब्दजाल और अंग्रेजी से उधार को अब अच्छा रूप माना जाता है (लेकिन इसे ज़्यादा मत करो!)।

निम्नलिखित प्रकार के संदेश हैं:

• प्रोमोशनल ऑफ़र;
• धन्यवाद;
• साथ में;
• वारंटी;
• अनुस्मारक;
• चेतावनी;
• सहयोग के प्रस्ताव।

सामान्य नियमों के अलावा, व्यवसाय लेखन के कुछ विवरण जानना महत्वपूर्ण है।हम ऐसे नियम देंगे जो अधिकांश मामलों में उपयुक्त होंगे।

ईमेल की शुरुआत को हेडर कहा जाता है। इसमें संगठन का लोगो है। हमेशा हाथ में (यानी आपके कंप्यूटर के डेस्कटॉप पर) एक टेम्पलेट होना उपयोगी होता है जिसमें यह लोगो दर्ज किया जाता है।

ऑफ़लाइन संचार के विपरीत, आधुनिक नियम आपको अभिभाषक को बधाई देने के लिए बाध्य नहीं करते हैं, और आप तुरंत उसे नाम और संरक्षक नाम से बुलाकर मामले का सार बता सकते हैं। हालाँकि, कई लोग संदेश की शुरुआत में लिखना जारी रखते हैं: “सुप्रभात! ", "नमस्ते! ", "सुसंध्या! ' या 'नमस्ते।' और इसमें भी, आदर्श से कोई विचलन नहीं है।

पत्र के मुख्य भाग के लिए आवश्यकताओं का सुझाव है कि यह इसमें है कि पत्राचार का अर्थ निहित है। पाठ को पैराग्राफ में विभाजित करना अच्छा रूप माना जाता है, जो वार्ताकार के प्रति चौकस रवैये का संकेत है। प्रत्येक पैराग्राफ में, विषय के एक या दूसरे पहलू का नाम और खुलासा किया जाता है। समस्या की पहचान करने के अलावा, इसे हल करने के तरीके सुझाने की प्रथा है। तो बोलने के लिए, लघु में एक व्यावसायिक विचार प्रकट करने के लिए।

संदेश के अंतिम भाग में, आप औपचारिक और अधिक व्यक्तिगत दोनों तरह की भावनाओं को व्यक्त कर सकते हैं। शब्द "सम्मानपूर्वक ...", "सर्वश्रेष्ठ संबंध ..." (अंग्रेजी में "सर्वश्रेष्ठ संबंध") या अधिक भावनात्मक इच्छा "आपका दिन शुभ हो! ".

व्यक्तिगत हस्ताक्षर में, अंतिम नाम और प्रथम नाम (और कुछ मंडलियों में, संरक्षक भी) को इंगित करना अनिवार्य है। ऐसे फ़ोन नंबर भी होने चाहिए जिन पर आप कॉल कर सकें: मोबाइल और ऑफ़िस सिटी। हाल ही में, कंपनी के लोगो के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर फैशन में आया है।

संगठन के इलेक्ट्रॉनिक पोर्टल का एक अतिरिक्त लिंक अतिरिक्त विज्ञापन के रूप में कार्य करता है और भविष्य में इस साइट पर ट्रैफ़िक बढ़ा सकता है।

अधिकांश कार्यालय कर्मचारियों के पास उनके ई-मेल बॉक्स में पत्रों का एक बहुत व्यापक संग्रह होता है। ताकि वार्ताकार लंबे पत्राचार में भ्रमित न हो, उत्तर के रूप में एक पत्र भेजने की सिफारिश की जाती है। जब आप पत्र के विषय की शुरुआत में उपयुक्त बॉक्स पर क्लिक करते हैं, तो अंग्रेजी संक्षिप्त नाम “Re…” प्रकट होता है। यह बहुत सुविधाजनक है, क्योंकि पता करने वाला तुरंत पत्राचार की प्रगति को याद रखेगा।

आप इस वार्ताकार के साथ आभासी संचार के पूरे इतिहास को सहेज सकते हैं, या आप केवल अंतिम या सबसे महत्वपूर्ण उद्धरण छोड़ सकते हैं। आधुनिक व्यापार शिष्टाचार के लिए आपको ईमेल का शीघ्रता से जवाब देने की आवश्यकता होती है। आखिरकार, हम अपने दिन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा काम के कंप्यूटर पर बिताते हैं। इसके अलावा, मोबाइल उपकरणों से मेल की जांच की जा सकती है।

यदि संदेश विशेष महत्व और अत्यावश्यक है, तो उसे एसएमएस लिखने या पत्र के बारे में याद दिलाने के लिए फोन करने की अनुमति है।

रचनात्मक आंकड़ों के बीच, टिकटों का उपयोग स्वीकार नहीं किया जाता है और इसके अलावा, उपहास और निंदा की जाती है। लेकिन व्यावसायिक पत्राचार में, टिकटें मानक स्थितियों को दर्शाने में मदद करती हैं।

सेट अभिव्यक्तियों और वाक्यांशों का एक आभासी गुल्लक होना उपयोगी है। दरअसल, संरचित संचार, कार्यालय का काम और औपचारिक मुद्दों का समाधान इन क्लिच पर बनाया गया है। उदाहरण के लिए, सहानुभूति टर्नओवर द्वारा व्यक्त की जाती है "दुर्भाग्य से, हमें आपको सूचित करना होगा ..."।इस कर्तव्य सूत्र में प्रशंसा की भावना परिलक्षित होती है: "आपके अमूल्य योगदान के लिए धन्यवाद ..."। और, अंत में, खुशी: "हमें आपको यह बताते हुए गर्व हो रहा है कि ..."। लेकिन अंतिम वाक्यांश: "हम और अधिक उपयोगी सहयोग की आशा करते हैं" आगे के व्यावसायिक संपर्कों के लिए आशा व्यक्त करता है।

इसलिए, हमने व्यापार पत्राचार के शिष्टाचार के बारे में बात की। संचार को यथासंभव आरामदायक और उपयोगी बनाने के लिए ये नियम आवश्यक हैं। उनका उपयोग करें और आप देखेंगे कि सेवा में आपका काम सुचारू रूप से चला गया है!

ईमेल सहित व्यापार पत्राचार के नियमों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, निम्न वीडियो देखें।